Что, если время резки за ночь сократится на 60%?

Раньше я заканчивал день, когда на столе оставалось слишком много дел. Мой почтовый ящик остался открытым. Мои записи были разбросаны. Я продолжал переключаться между задачами, и каждое переключение стоило мне больше внимания, чем мне хотелось признать. Сама работа не была настоящей проблемой. Мой процесс был. Это та часть, которую большинство людей упускают. Если ваш день кажется тяжелым, зачастую это происходит не потому, что вам нужно больше усилий. Это потому, что в вашей работе слишком много маленьких перерывов, слишком много вариантов выбора и слишком много повторов. Я изменил способ своей работы, выполняя одно дело за раз, и сохранил систему простой. Я не гонюсь за идеальной рутиной. Я использую несколько шагов, которые могу повторить. 1. Прежде чем начать, я пишу один короткий список Сначала я перестаю открывать приложения. Я пишу только три пункта: - задача, которая важнее всего - задача, которую легче всего выполнить - задача, которая продвигает день вперед. Этот небольшой список не дает мне дрейфовать. Я не трачу энергию на вопрос: «Что мне теперь делать?» Я уже знаю. Реальный пример: на прошлой неделе у меня был отчет о клиенте, два последующих электронных письма и обзор электронной таблицы. Я прыгал между ними. В этот раз я начал с черновика отчета, потом обработал письма одним блоком, потом проверил цифры. Работа стала легче, потому что я перестал распылять свое внимание. 2. Я группирую схожие работы вместе Я отвечаю на сообщения в одну заданную точку. Я не позволяю им тянуть меня весь день. То же самое я делаю со звонками, правками и исследованиями. Когда задачи совпадают, мой разум дольше остается в одном режиме. Это экономит много энергии. Это изменение кажется незначительным, но оно имеет большое значение. Задача, которая когда-то казалась растянутой на весь день, может уместиться в гораздо более короткий блок, если я перестану смешивать ее со всем остальным. 3. Я защищаю первый блок фокуса Для меня больше всего важен первый блок глубокой работы. Я избавляю его от оповещений чата, случайных вкладок и малоценной работы. Если я начну с отвлекающих факторов, остальная часть дня будет следовать той же схеме. Если я начну с сосредоточенности, я рано начну работать. Мне не нужна долгая настройка. Мне просто нужно начать с чистого листа. Некоторые люди ждут подходящего настроения. Я перестал это делать. Я открываю файл, начинаю с первой строки и наращиваю темп. 4. Я использую шаблоны для повторяющихся задач Это сэкономило мне больше часов, чем я ожидал. Если я пишу одно и то же сообщение, отчет или план снова и снова, я не начинаю с нуля. Я держу простой шаблон и корректирую его под задачу. Это также помогает в повседневной работе по продажам. Когда мне нужно отправить дополнительную записку, я использую базовую структуру: - одно ясное начало - один пункт о необходимости - один следующий шаг. Звучит просто. Вот почему это работает. Я видел эту помощь при работе с реальными клиентами, сводками проектов и черновиками контента. Чем меньше я переделываю каждую деталь, тем больше времени я оставляю на работу, требующую свежего мышления. 5. Я оставляю короткий сброс на конец дня Я потратил годы, игнорируя эту часть. Теперь я завершаю день, очищая свое рабочее пространство, сохраняя следующий шаг и пишу заметку о том, где я остановился. Эта маленькая привычка помогает мне вернуться без трений. Я не трачу следующий сеанс, пытаясь вспомнить свой собственный след. Это одна из тех тихих привычек, которые со стороны кажутся незначительными. В моем рабочем процессе это меняет все. Я не обещаю, что каждый человек сэкономит одинаковое количество времени. Стили работы разные. Типы должностей различаются. Человек, который весь день отвечает на звонки, не будет работать так, как тот, кто пишет отчеты или управляет рекламой. Могу сказать это по своему опыту: когда я перестал выполнять несколько задач одновременно, перестал гоняться за своим почтовым ящиком и перестал перестраивать одну и ту же работу снова и снова, мой рабочий день стал гораздо легче контролировать. Экономия времени была достигнута благодаря более чистым решениям, а не благодаря более активным усилиям. Это та часть, которой я доверяю больше всего. Если ваша работа кажется медленной, я бы начал с вашего процесса, прежде чем обвинять ваши усилия. Очистите список. Сгруппируйте повторяющиеся задачи. Охраняйте один фокус-блок. Используйте шаблоны. Перезагрузите стол, прежде чем уйти. Небольшие изменения не выглядят драматичными. Они меняют форму дня.

Раньше я думал, что больше часов решит мои рабочие проблемы. Это не так. Что меня действительно задело, так это сопротивление. Слишком много вкладок. Слишком много мелких задач. Слишком много проверок на моем телефоне. Я закончил день усталым, но работа все еще казалась незавершенной. Моя концентрация постоянно терялась, и моя энергия падала еще до того, как была сделана настоящая работа. Я изменил свою систему, а не свои усилия. Самый большой сдвиг заключался в следующем: я перестал относиться ко всем задачам как к равным. Я записал то, что действительно продвинуло мою работу вперед, а остальное сократил. Короткий список лучше длинного. Когда на моем столе лежало десять предметов, я чувствовал себя занятым. Когда у меня было три четких пункта, я получал результаты быстрее. Я также запланировал свой день простым способом. Один блок для глубокой работы. Один блок для сообщений. Один блок для последующего наблюдения. Я не переключаюсь между ними целый день. Одна только эта привычка вернула мне много времени. Когда я проверял электронную почту каждые несколько минут, один небольшой ответ мог нарушить целый ход мыслей. Когда я хранил сообщения в одном окне, я оставался спокойнее и заканчивал быстрее. Мой телефон стал еще одной скрытой утечкой. Я брал его не раздумывая. Быстрый взгляд превратился в десять минут, затем в двадцать. Я изменил это, отключив оповещения для рабочих приложений. Я по-прежнему отвечаю, но отвечаю по своему расписанию, а не по расписанию устройства. Это небольшое изменение сделало мою работу более спокойной. Еще я научился записывать следующее действие, а не только название проекта. «Завершить отчет» слишком расплывчато. «Извлечь данные о продажах за прошлую неделю» — это ясно. «Напишите письмо клиенту» — это понятно. Четкие шаги сокращают задержки. Я трачу меньше времени на решение, что делать дальше, и начинаю раньше. Реальный пример остался со мной. Мой друг управляет небольшим интернет-магазином. Раньше она отвечала на каждое сообщение клиента по мере его поступления, упаковывала заказы между звонками и обновляла запасы поздно вечером. Она все время чувствовала себя опустошенной. После того как она установила два окна сообщений, использовала одну процедуру упаковки и ежедневно проверяла запасы, ее рабочий день стал легче. Она не занималась менее значимой работой. Она делала это с меньшим напряжением. Это то, что люди упускают из виду. Экономия времени – это не только скорость. Речь идет об устранении трения. Более чистый процесс дает мне возможность подумать. Более спокойный график позволяет мне лучше работать. Мой день кажется менее загруженным, и в конце у меня остается больше энергии для жизни вне работы. Мое правило теперь простое. Берегите внимание. Сгруппируйте похожие задачи. Избавьтесь от мелких отвлекающих факторов. Держите следующий шаг на виду. Когда я следую этим привычкам, мне не нужно доводить себя до выгорания, чтобы не отставать. Я работаю с большим контролем и уделяю больше времени важным вещам.

Я не думаю, что более быстрая команда начинает с более продолжительного времени. Я думаю, что все начинается с меньшего количества отходов. Я видел, как команды тратят часы на мелочи, которые сами по себе кажутся безобидными. Сообщение ждет слишком долго. Файл находится не в той папке. Задача передается между тремя людьми, прежде чем кто-либо станет ее владельцем. Встреча заканчивается, но никто не уходит с четким следующим шагом. Вот тут и пропадает скорость. Если бы моя команда завтра работала на 60% быстрее, я бы не ждал волшебства. Я бы ожидал меньше задержек, меньше передач и меньше моментов, когда люди спрашивают: «Кто это делает?» Это та часть, которую упускают многие команды. Они стараются сильнее передвигать людей. Я пытаюсь устранить трение. Начну с одного вопроса: где тормозит работа? Для многих команд ответом являются не усилия. Это путаница. Дизайнер ждет копии. Продавец ждет одобрения. Представитель службы поддержки ждет отзывов о продукте. Менеджер ждет обновлений из пяти веток чата. Каждая пауза кажется маленькой. Вместе они тормозят всю команду. Я обнаружил, что скорость возрастает, когда команда позволяет легко начать и легко завершить работу. Вот как я бы к этому подошел. Я бы дал каждой задаче одного владельца. Не два. Не «общий». Следующий ход принадлежит одному человеку. Это не значит, что один человек делает всю работу. Это означает, что за поддержание его движения отвечает один человек. Я также хотел бы держать задачи видимыми в одном месте. Я видел, как команды одновременно использовали чат, электронную почту, заметки и случайные файлы. Люди тратят энергию на поиск работы, а не на ее выполнение. Одна доска или общий список быстро сокращают этот шум. Я бы уменьшил сопротивление встречи. Некоторые встречи помогают. Некоторые встречи лишь повторяют то, что все уже знают. Если встреча не создает выбора, не решает блок или не делится ключевым обновлением, я бы удалил ее или сократил. Короткое письменное обновление часто помогает лучше. Я бы облегчил повторную работу. Если моя команда снова и снова отправляет одно и то же электронное письмо, ответ, отчет или предложение, я бы создал простой шаблон. Не причудливый. Просто чистая отправная точка, которая экономит время на размышления. Речь идет не о том, чтобы сделать работу холодной. Речь идет о том, чтобы дать людям возможность сосредоточиться на тех частях, которые требуют суждения. Я бы также установил четкое правило старта. Многие задачи останавливаются, не успев начаться, потому что задание слабое. Я хочу, чтобы до начала работы были ясны три вещи: что нужно сделать, кому это нужно, как выглядит «готово», само по себе это может сэкономить много времени на обмен информацией. Реальный пример остается со мной. Однажды я видел, как небольшая команда продаж боролась с последующими действиями. Приходили хорошие зацепки, но они сидели слишком долго. Команда была занята, но реакция была медленной. Ничто не было сломано по-крупному. Проблема заключалась в разбросанности владения и слишком большом количестве шагов. Мы изменили три вещи. Одна общая доска задач. Один владелец для каждого лида. Один ежедневный просмотр застрявших задач. Команда не нуждалась в дополнительном давлении. Им нужен был более чистый путь. За короткий период работы они тратили меньше времени на запросы обновлений и больше времени на общение с клиентами. Настроение тоже изменилось. Люди чувствовали себя менее потерянными. Это имеет значение. Когда команда движется быстрее, выигрыш заключается не только в скорости. Люди также чувствуют себя спокойнее. Они знают, как обстоят дела. Они могут сосредоточиться. Они перестанут гадать. Если бы я хотел этого результата завтра, я бы не начинал с большой речи. Я бы начал с чистой карты работы. Я бы спросил: Что все время задерживается? О чем спрашивают больше одного раза? Какие шаги можно удалить? Что можно шаблонизировать? Что может принадлежать одному человеку? Эти ответы обычно указывают на реальную проблему. Моя точка зрения проста. Быстрая команда – это не та команда, которая спешит. Это команда, которая тратит меньше времени на непонятную работу. Вот почему меня волнует структура. Четкая собственность. Четкие шаги. Очистить обновления. Четкие стандарты. Когда эти части улучшаются, команда действует с меньшим напряжением. Работа кажется легче. Производительность растет без шумного толчка. Если вам нужна команда, которая работает быстрее, я бы не стал гнаться за скоростью. Я бы построил систему, в которой медленную работу будет труднее поддерживать. Свяжитесь с нами по Ю Хуйчао: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

Эйвери Коллинз 2023 Планирование рабочего дня, сокращающего переключение задач Мина Патель 2022 Простые системы для более быстрого ежедневного выполнения Джордан Ли 2024 Как защитить глубокую работу в отвлекающемся офисе Елена Брукс 2021 Шаблоны и привычки рабочего процесса для повторяющихся бизнес-задач Дэниел Морган 2023 Создание ясности в команде посредством владения и наглядности София Грант 2022 Сокращение трений для повышения скорости без выгорания