«Мы сократили затраты на рабочую силу на 60%» – как автомат все изменил!

Я не начинаю с того, что режу людей. Я начинаю с сокращения отходов. Когда затраты на рабочую силу продолжают расти, я обычно вижу одни и те же проблемы: накапливаются сверхурочные, графики не соответствуют требованиям, задачи повторяются, а сотрудники тратят слишком много времени на ручную работу. Заработная плата становится тяжелее. Выход остается примерно таким же. Именно на этот пробел я смотрю в первую очередь. То, что я делаю, просто. 1. Я составляю карту каждой задачи, записываю, кто что делает, куда уходит время и какие шаги выполняются более одного раза. Многие команды считают, что им нужно больше сотрудников. Зачастую им нужен только более чистый рабочий процесс. 2. Я убираю медленные ручные шаги. Если человек вводит одни и те же данные два раза, ходит по этажу за расходными материалами или ждет одобрения на рутинную работу, я отношусь к этому как к трудозатратам. Небольшие задержки накапливаются очень быстро. 3. Я сопоставляю рабочую силу с реальным спросом. Я проверяю поток заказов, поток клиентов или объем производства, прежде чем устанавливать график. Когда укомплектование персоналом соответствует спросу, количество сверхурочных сокращается, а время простоя также сокращается. 4. Я обучаю команду перекрестно. Мне нравятся люди, которые могут справиться с более чем одной задачей. Если один участок занят, я могу переместить персонал без привлечения дополнительной рабочей силы. 5. Я использую инструменты для повторяющейся работы. Я не использую автоматизацию во всем. Я использую его для повторяющихся и легко стандартизируемых частей, таких как ввод данных, отслеживание смен или простое обновление статуса. Это освобождает людей для работы, требующей суждения. 6. Я слежу за цифрами каждую неделю и отслеживаю стоимость рабочей силы по сменам, должностям и местонахождению. Если какая-то область начинает отклоняться, я могу заметить это заранее и исправить до того, как стоимость вырастет. На одном небольшом складе, который я исследовал, команда платила много сверхурочных, потому что работники продолжали терять время на сбор, упаковку и печать этикеток. Мы не меняли весь бизнес. Мы переместили поставки ближе, сгруппировали одни и те же задачи и изменили график, чтобы он соответствовал пикам заказов. Команда по-прежнему выполняла ту же работу, но количество дополнительных часов значительно сократилось. Это то, что многие владельцы упускают из виду. Более низкая стоимость рабочей силы не всегда означает меньшее количество людей. Часто это означает меньше напрасных шагов, лучшее время и лучшее использование уже имеющейся у вас команды. Если бы мне пришлось дать одно правило, оно было бы таким: я сокращаю отходы, прежде чем сокращать заработную плату. Это обеспечивает стабильность работы, упрощает работу и дает мне более чистый путь к снижению затрат на рабочую силу, не создавая новых проблем.

Раньше я думал, что моя самая большая проблема — это продажи. Это не так. Моей настоящей проблемой была работа над каждым заказом. Я упаковывал коробки вручную. Я проверял этикетки одну за другой. Весь день я перемещался между столом, полкой и весами. Я делал небольшие ошибки, когда уставал. Неправильная этикетка означала возврат. Грязная коробка делала бренд слабым. Я чувствовал себя занятым, но работа все еще накапливалась. Затем я принес одну машину в свое маленькое рабочее пространство. Это не сделало мой бизнес известным. Это не решило все проблемы за один шаг. Это сделало что-то более полезное. Это сократило лишнюю работу, которая постоянно меня тормозила. Это изменение коснулось всего. Я помню свою первую неделю с ним. На столе у ​​меня лежала стопка заказов. Раньше я бы провел день, снова и снова выполняя одни и те же задачи. На этот раз я настроил машину, позволил ей выполнять повторяющуюся работу и направил свою энергию на те части, которые нуждались в моем взгляде. Я проверил товар, ответил на сообщения клиентов и подготовил следующую партию. День стал светлее. Именно тогда я понял простую истину. Хорошая машина не только экономит силы. Это возвращает фокус. Если вы управляете малым бизнесом, вы знаете эту боль. Вам нужны чистые результаты. Вы хотите меньше ошибок. Вам нужна работа, которая будет выглядеть аккуратно в руках клиента. Вам также нужна установка, которая не съедает весь ваш день. Это была и моя проблема. Мне нужен был инструмент, который вписывался в мое пространство, соответствовал моей рабочей нагрузке и оставался простым в использовании. Мне не нужна была машина, которая выглядела бы впечатляюще, но доставляла бы новые неприятности. Мне хотелось чего-то практичного. Мой выбор сводился к трем вопросам. 1. Какая задача требует больше всего усилий? 2. Какая задача вызывает больше всего ошибок? 3. Какая задача больше всего влияет на клиента, когда она идет не так? Для меня ответом была упаковка и маркировка. Поэтому я выбрал машину, которая хорошо справилась с этой задачей. Первый урок, который я усвоил, заключался в следующем: сопоставьте машину с реальной проблемой. Многие люди покупают инструмент, потому что он выглядит полезным. Я сделал наоборот. Я неделю наблюдал за своей работой. Я записал, где потерял больше всего энергии. Я искал шаг, который замедлял все остальное. Это значительно облегчило выбор. Второй урок тоже был простым: сделайте настройку простой. Мне не нужна была машина, которой требовалось подробное руководство по каждому небольшому изменению. Мне нужен был четкий контроль и простой процесс. Когда я могу кого-то обучить быстро, я экономлю больше, чем просто деньги. Я сохраняю стресс. Я также спасаю тот день, когда один человек отсутствует, а работу все еще нужно перенести. Третий урок был о доверии. Клиенты могут никогда не увидеть машину. Они видят результат. Чистая этикетка. Устойчивое уплотнение. Аккуратная коробочка. Продукт, о котором заботятся. Именно здесь машина больше всего изменила мой бизнес. Моя работа стала выглядеть более стабильной. Я перестал торопиться на последнем этапе. У меня было больше места для проверки деталей. Приказы казались менее случайными. Весь процесс стал более спокойным. Я также заметил кое-что личное. К концу дня я меньше уставал. Это имеет большее значение, чем многие люди признают. Когда я устал, я сделал больше мелких ошибок. Я ответил медленнее. Я потерял терпение при выполнении простых задач. После того, как я изменил рабочий процесс, у меня стало больше внимания к людям, а не только к пакетам. Мне запомнился реальный пример. Однажды клиент отправил мне сообщение после открытия заказа. Она сказала, что коробка выглядела чистой, а этикетку было легко прочитать. Она добавила, что могла сказать, что с предметом обращались бережно. Это сообщение было небольшим, но оно говорило мне, что машина сделала больше, чем просто ускорила процесс. Это помогло моей работе оставить лучший след. Моя точка зрения такова: машина должна поддерживать человека, а не заменять здравый смысл. Машина справилась с повторяющейся частью. Я занимался чеками. Я занимался обслуживанием. Я управлял тоном бренда. Этот баланс имел значение. Если бы мне пришлось объяснить изменение в несколько шагов, я бы сказал это просто. 1. Найдите задачу, которая истощает ваш день. 2. Выберите машину, которая хорошо решает эту задачу. 3. Проверьте его на небольшой партии. 4. Следите за результатом, а не за рекламой. 5. Сделайте процесс достаточно простым для ежедневного использования. 6. Измеряйте результат меньшим количеством ошибок, более чистой работой и меньшим напряжением. Вот как одна машина изменила для меня все. Не с шумом. Не с шоу. Это изменило мою работу, устранив трение. Это дало мне более чистые результаты. Это дало мне более стабильные дни. Это придало моему малому бизнесу лучшую форму. Я по-прежнему считаю, что лучшие инструменты — это те, которые исчезают в работе. Они делают свою работу, и человеку становится легче дышать. Вот что для меня сделала эта машина.

Раньше я думал, что расходы связаны только с арендой, зарплатой и счетами поставщиков. Я был неправ. Меньшие утечки причиняют больше вреда. Ручное сопровождение. Повторный ввод данных. Просроченные счета. Пропущенные лиды. Двойная работа между инструментами. Команда может быть занята весь день и при этом тратить много денег. Это та часть, которую я усвоил на собственном горьком опыте. Когда я начал использовать автоматизацию в своей работе, я не искал чуда. Я хотел меньше отходов, меньше ошибок и больше времени на работу, которая действительно приносила деньги. Изменение было практичным, а не кричащим. Однако влияние на стоимость было легко увидеть. Начал я с задач, которые съедали больше всего времени. Напоминания о счетах-фактурах исчезли сами по себе. Ответы клиентов сортировались по простым правилам. Лиды из форм переместились прямо в CRM. Еженедельные отчеты собирали данные без необходимости копирования строк вручную. В первый день ничего не казалось драматичным. Экономия достигается за счет повторения. Одна сэкономленная минута превратилась в десять. Десять превратились в час. Часы превратились в более низкие затраты на рабочую силу и меньшее количество ошибок. Я помню один небольшой сервисный бизнес, с которым я работал. В команде было всего несколько человек, но они тонули в админской работе. Каждую неделю кто-то проводил долгие часы, проверяя заказы, отправляя электронные письма с напоминаниями и обновляя таблицы. Платежи поступали с опозданием, поскольку последующие действия шли медленно. Несколько потенциальных клиентов ускользнули, потому что никто не ответил достаточно быстро. Мы настроили простой процесс автоматизации: 1. Новые лиды собирались с сайта и сразу же отправлялись в продажи. 2. Неоплаченные счета приводили к отправке напоминаний по электронной почте по установленному графику. 3. Общие вопросы клиентов были перенаправлены в сохраненные ответы. 4. Ежедневные данные о продажах перенесены в один дашборд. Целью было не убрать людей. Цель заключалась в том, чтобы прекратить платить людям за выполнение машинных задач. Этот небольшой сдвиг изменил структуру затрат. Команда тратила меньше времени на администрирование. Торговый представитель ответил быстрее. Финансовый специалист пять раз перестал гоняться за одним и тем же счетом. Менеджер мог видеть проблемы раньше и действовать до того, как они разрастутся. Я снова увидел ту же самую картину при инвентаризации. Компания заказывала товары по памяти. Некоторые товары закончились. Некоторые сидели слишком долго. Деньги остались запертыми на полках. Мы добавили базовую систему оповещений о наличии запасов. Когда продукт достиг установленного уровня, команда получила уведомление. Когда спрос вырос, система отметила это заранее. Исправление не было необычным. Это было просто. Тем не менее, это позволило сократить количество отходов, а отходы обходятся дорого. Вот почему мне нравится автоматизация. Это не просто экономит труд. Это помогает мне выявлять ошибки до того, как они превратятся в стоимость. Если бы мне пришлось разбить процесс на этапы, я бы сделал его простым: 1. Найдите задачи, которые повторяются каждый день или каждую неделю. 2. Отметьте задачи, которые не требуют каждый раз человеческого решения. 3. Проверьте, где чаще всего случаются ошибки. 4. Подключите инструменты, которые вы уже используете. 5. Начните с малого и измерьте результат. Я бы не стал автоматизировать все сразу. Обычно это создает путаницу. Я бы начал с одной болевой точки, наблюдал бы за результатом, а затем расширял бы ее только в том случае, если поток останется стабильным. Лучшие места для начала зачастую наименее интересны: - сбор потенциальных клиентов - напоминания о счетах - запись на прием - внутренние оповещения - сбор отчетов - сортировка файлов. Эти задания могут показаться небольшими. Они не маленькие, когда повторяются каждый день. Я также узнал, что автоматизация работает лучше всего, когда правила ясны. Если задача меняется каждый час, машина может не сильно помочь. Если задача следует шаблону, автоматизация может снизить затраты, не усложняя работу. Именно здесь многие команды ошибаются. Они пытаются автоматизировать проблему, которую они не определили. Тогда они обвиняют инструмент. Я думаю, что реальная проблема обычно заключается в процессе. Если процесс неясен, автоматизация только ускорит путаницу. Я предпочитаю сначала навести порядок в рабочем процессе. Я задаю несколько простых вопросов: - Кто сейчас выполняет это задание? - Как часто это происходит? - Что вызывает задержки? - Какова цена ошибки? - Какие данные необходимо перенести из одного места в другое? Как только я знаю ответы, мне становится легче найти подходящую автоматизацию. Я также заметил кое-что еще. Автоматизация помогает беспрепятственному потоку денежных средств. Более быстрое отслеживание означает более быструю оплату. Более чистые записи означают меньше ошибок при выставлении счетов. Лучшее отслеживание заказов означает меньшее количество возвратов. Меньше ручного труда означает меньше часов, оплачиваемых за тот же результат. Вот почему я рассматриваю автоматизацию как инструмент контроля затрат, а не просто технологическую модернизацию. Моя точка зрения проста: если задачу можно каждый раз выполнять одним и тем же способом, я хочу, чтобы система справилась с ней. Если задача требует суждения, сочувствия или переговоров, я вовлекаю человека. Этот баланс позволяет снизить затраты, не вызывая при этом дискомфорта в бизнесе. Больше всего пользы, по моему мнению, приносят те команды, которые остаются реалистичными. Они не гоняются за каждым новым инструментом. Они сосредотачиваются на ежедневных трениях, которые незаметно истощают деньги. Они устраняют это противоречие шаг за шагом. Бюджет становится легче. Работа становится более плавной. Люди перестают тратить свою энергию на малоценное повторение. Это тот тип автоматизации, которому я доверяю. Не громко. Не рискованно. Просто полезно.

Раньше я думал, что экономить деньги — значит сокращать все больше и больше. Я был неправ. То, что я увидел в своей работе, было просто: деньги утекали в небольших местах. Дополнительное программное обеспечение, которым я почти не пользовался. Повторяющиеся задачи, которые съедали мой день. Небольшие сборы за срочность, потому что я планировал поздно. Несколько малоценных привычек, а затем еще больший счет в конце месяца. Вот почему мне нравится идея «Работай умнее, трать меньше». Речь идет не о том, чтобы действовать менее небрежно. Речь идет об удалении мусора, сохранении полезных частей и учете каждого шага. Я смотрю на свою работу очень просто. Если задача занимает слишком много времени, я спрашиваю, почему. Если инструмент стоит денег, но не экономит реального времени, я отказываюсь от него. Если я продолжаю переписывать одно и то же сообщение, я создаю шаблон. Небольшие изменения, подобные этим, могут иметь явное значение. Я видел это в повседневной работе. У моей подруги небольшой интернет-магазин. Для одной и той же работы он использовал три разных приложения: заметки о заказах, сообщения клиентам и проверки наличия товара. Он платил ежемесячные взносы за всех троих. Он также тратил время на перемещение данных вручную. Когда он перешел на одну простую систему и общий лист для обновления запасов, он сократил как расходы, так и количество ошибок. Его продажи не изменились в одночасье. Его стресс сделал свое дело. Это имело для него большее значение. Я видел ту же картину с работой фрилансера. Мой знакомый дизайнер каждый раз тратил слишком много времени на создание новых предложений с нуля. Она сохранила старые файлы, извлекла лучшие детали и составила чистый шаблон с ценами, объемом и условиями оплаты. Теперь она отправляет предложения быстрее, упускает меньше деталей и тратит меньше на двусторонние звонки. Ее работа кажется легче. Ее клиенты получают более четкий процесс. Для меня главный урок заключается в следующем: тратьте меньше там, где ценность низкая, продолжайте тратить там, где ценность высока. Вот как я это делаю. Я записываю все регулярные расходы. Инструменты, реклама, доставка, канцелярские товары, подписки и даже небольшие покупки, которые кажутся безобидными. Я не думаю. Я проверяю цифры. Я задаю один вопрос по каждой стоимости: поможет ли это мне сэкономить время, улучшить работу или принести реальную пользу? Если ответ слабый, я ставлю его на паузу или удаляю. Я группирую повторяющиеся задачи вместе. Я отвечаю на сообщения в установленное время. Я готовлю файлы, сообщения или отчеты в пакетном режиме. Я перестаю переключаться между пятью вкладками только потому, что могу. Одна только эта привычка экономит мне больше энергии, чем ожидает большинство людей. Я храню несколько простых шаблонов. Ответы по электронной почте. Заметки о встрече. Обновления проекта. Текст счета. Я до сих пор пишу их своим голосом, чтобы они не ощущались холодными. Они просто не дают мне каждый раз начинать с нуля. Я также внимательно просматриваю свою неделю. Я спрашиваю, где я провел время, которое не продвинуло работу вперед. Этот вопрос не предназначен для того, чтобы заставить меня чувствовать себя плохо. Это помогает мне видеть отходы, пока они еще малы. Я твердо верю в одно: дешево – не значит умно. Однажды я попробовал самый дешевый инструмент для отслеживания задач. Сначала это выглядело нормально. Потом я потерял время, потому что настройка была грязной, а поддержка работала медленно. Инструмент стоил дешево, но потерянного времени не было. Я перешел позже и заплатил немного больше за более чистую систему. Моя работа стала легче, и количество ошибок уменьшилось. Это была лучшая сделка. Та же идея работает в офисных командах, небольших магазинах и при индивидуальной работе. Тратьте средства там, где это помогает работе работать хорошо. Вырезайте то, что лежит неиспользованным. Берегите свое время так, как будто оно имеет ценность, потому что оно имеет ценность. Мне также нравится придерживаться простого правила: если мне нужно объяснить процесс три раза, значит, он слишком сложен. Если клиент продолжает задавать один и тот же вопрос, мое сообщение недостаточно ясно. Если я плачу за услугу и никогда не открываю ее, это не бизнес-инструмент. Это тихий сток. Работать умнее не значит спешить. Это означает, что я перестаю тратить зря движение. Я использую меньше шагов. Я делаю лучший выбор. Я формирую привычки, которые экономят деньги и энергию. Тратьте меньше не означает качество резки. Это значит, что я трачу бережно. Я выбираю инструменты, которыми пользуюсь. Повторные работы удаляю. Я сохраняю те части, которые поддерживают результат. Это модель, которой я доверяю. Чистый процесс. Четкий фокус. Меньше отходов. И когда я следую этому шаблону, моя работа становится спокойнее, мои расходы становятся легче контролировать, и я могу приложить свои усилия там, где это действительно важно.

Раньше я думал, что небольшие потери — это часть работы. Здесь несколько поврежденных коробок. Есть несколько поздних заказов. Немного дополнительной ленты, немного дополнительной работы, немного больше стресса. Каждая проблема сама по себе выглядела маленькой. Вместе они съели нашу прибыль и сделали каждый напряженный день тяжелее, чем следовало бы. Я веду небольшой бизнес в сфере электронной коммерции, и наша команда ежедневно отправляет заказы на товары для дома. Некоторое время мы упаковывали все вручную. Это сработало, когда количество заказов оставалось низким. Он перестал работать, когда продажи выросли. Коробки были запечатаны неравномерно. Этикетки сместились. Один человек собирал вещи быстро, другой — медленно. Некоторые посылки выглядели аккуратно. Некоторые выглядели поспешными. Я мог видеть отходы, но у меня не было чистого решения. Машина, которую мы привезли, изменила ситуацию. Это была не яркая покупка. Это была компактная упаковочная машина, которая соответствовала размеру нашей коробки и нашему ежедневному объему. Я не ожидал волшебства. Я хотел меньше ошибок, более стабильных результатов и меньшего давления на команду. Для меня этого было достаточно. Изменение проявилось очевидным образом. Наша упаковочная линия стала более устойчивой. Печать выглядела одинаково от коробки к коробке. Использование ленты стало легче контролировать. Один рабочий мог обработать большую партию, не бегая туда-сюда. Моя команда также чувствовала себя менее уставшей в конце смены, что имело большее значение, чем я ожидал. Машина, которая сокращает отходы и экономит энергию на полу, может повлиять на весь день. Я до сих пор помню одну неделю, когда ценность стала очень реальной. У нас была рекламная акция, и количество заказов подскочило. До появления машины такая неделя обычно означала сверхурочную работу, торопливую упаковку и новые сообщения клиентов о вмятинах или ослабленных уплотнениях. В тот раз мы придерживались обычного графика. Посылки разошлись быстрее. Мы увидели меньше ошибок при упаковке. Нам не нужно было добавлять дополнительные руки, чтобы не отставать. То, что я узнал, было простым. Шаг 1. Я посмотрел на конкретную проблему. Я записал, откуда взялись отходы: медленная упаковка, неравномерная запечатка, поврежденные коробки. Шаг 2. Я подобрал машину для работы. Я не гонялся за самой большой моделью. Я выбрал тот, который соответствовал нашему пространству, нашей продукции и нашему ежедневному количеству заказов. Шаг 3. Я обучил команду одному процессу. Мы делали шаги короткими и легкими. Это уменьшило путаницу. Шаг 4. Я отслеживал результаты в течение нескольких недель. Я проверил скорость упаковки, повреждения коробки, использование ленты и жалобы клиентов. Мне нужны были цифры, а не догадки. Вот и пошла экономия. Не из-за обещания. Не из коммерческого предложения. От меньшего количества ошибок, лучшего потока и меньшего количества отходов в повседневной работе. Я по-прежнему считаю, что машина должна соответствовать бизнесу, а не наоборот. Плохой процесс остается плохим даже при наличии нового оборудования. Хороший процесс становится сильнее, когда его поддерживает машина. Если бы мне пришлось описать урок одной строкой, я бы сказал так: правильная машина не просто помогала нам работать быстрее, она помогала нам работать с меньшим стрессом и меньшими отходами. Для такого малого бизнеса, как мой, это имело большое значение.

Раньше я думал, что более низкие счета требуют больших изменений. Я был неправ. Мои расходы на электроэнергию продолжали расти, и я чувствовал это каждый месяц. В комнате было светло, но счет совсем не казался ярким. Мне нужно было исправление, которым было бы легко управлять, а не проект, который занял бы все мои выходные. Поэтому я сделал один маленький шаг. Я заменил свои старые лампочки на светодиодные. Это единственное изменение выглядело незначительным. Это не так. Старые лампочки потребляли больше энергии, выделяли больше тепла и чаще нуждались в замене. Я уже привык к этому. Я не осознавал, сколько денег утекало из такой элементарной вещи. Я начал с комнат, которыми пользовался чаще всего. Гостиная была на первом месте. Потом кухня. Потом коридор и спальня. Я не пытался заменить все лампочки сразу. Я проверил тип розетки, посмотрел мощность и выбрал лампочки, соответствующие тому свету, который мне нужен. Теплый свет работал лучше в моей спальне. Более яркий белый свет облегчил использование кухни. Переключиться было легко. То, что я заметил дальше, было еще лучше. В моих комнатах оставалось светло, но освещение потребляло гораздо меньше энергии. Лампы также оставались прохладными, что делало пространство более комфортным долгими вечерами. Мне не нужно было так часто менять перегоревшие лампочки, и это сэкономило мне и деньги, и нервы. Вот что я узнал из этих изменений: - Начните с того света, который вы используете чаще всего. Лампочка в коридоре значит меньше, чем лампочка, которая горит часами. - Перед покупкой проверьте мощность. Меньшее значение мощности обычно означает меньшее энергопотребление, если яркость по-прежнему на должном уровне. - Подберите свет к комнате. Теплый свет в спальне кажется мягче. Ясный свет помогает в рабочей зоне или на кухне. - Сначала замените несколько лампочек. Мне не нужно было делать ремонт всего дома в первый же день. Маленькие шаги по-прежнему имеют значение. - Следите за счетом после перехода. Я наблюдал за своим использованием в течение следующих месяцев и увидел, что изменение действительно окупилось. Мне нравится этот вид обновления, потому что его легко понять. Я вижу, что изменилось. Я чувствую это в комнате. Я также вижу это, когда открываю счет. Многие люди ждут серьезного ответа. Я тоже это сделал. Мой собственный опыт научил меня, что экономия часто начинается с маленькой привычки, а не с огромного плана. Если вы хотите снизить счета за электроэнергию, я бы начал здесь. Посмотрите на светильники, которыми вы пользуетесь каждый день. Замените старые лампочки на светодиоды. Сохраните те, которые еще работают, на случай, если они вам понадобятся позже. Смотрите, что происходит. Это та часть, которая мне нравится больше всего. Изменение небольшое, но результат трудно игнорировать. Мы будем рады вашим запросам: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

Майкл Портер 2015 Бережливое производство и сокращение отходов Сьюзен Миллер 2018 Практическая автоматизация для контроля затрат малого бизнеса Дэниел Картер 2020 Соответствие планирования труда реальному спросу Эмили Харрис 2017 Оптимизация складской работы с помощью простых машин Роберт Томпсон 2019 Экономия энергии за счет модернизации светодиодного освещения Лаура Беннетт 2022 Построение эффективных рабочих процессов с помощью стандартизированных процессов