Увеличьте производительность на 40 % с помощью нашей автоматической системы.

Многие команды тратят рабочее время на задачи, которые каждый день выполняются по одному и тому же шаблону: копирование данных, отправка электронных писем о состоянии, проверка форм, обновление электронных таблиц и перемещение запросов между системами. Я видел, как это создало две проблемы одновременно. Сотрудники тратят меньше времени на работу с клиентами, а менеджеры получают отчеты слишком поздно, чтобы действовать по ним. Автоматизация может помочь, но цель не должна состоять в том, чтобы автоматизировать все. Лучшая цель — исключить повторяющиеся действия, выполняемые вручную, и дать людям больше времени для работы, требующей суждения. Увеличение выпуска продукции на 40% можно использовать в качестве цели планирования, а не гарантированного результата. Фактические изменения зависят от процесса, инструментов, размера команды и качества настройки. ### Начните с одного повторяемого процесса. Я начну с перечисления задач, отвечающих трем условиям: - Задача выполняется часто. - Шаги следуют четкой схеме. - Человек тратит время на перемещение или проверку информации. Типичные примеры включают в себя: - Назначение интересов - Напоминания о счетах - Подтверждения встреч - Маркировка поддержки клиентов - Еженедельные отчеты о производительности - Обновления запасов - Запросы сотрудников на отпуск Сама по себе задача может выглядеть маленькой. Когда это занимает десять минут и происходит 30 раз в неделю, это требует пяти часов рабочего времени персонала. Несколько небольших задач могут привести к гораздо большим потерям. ### Измеряем текущую рабочую нагрузку. Прежде чем добавлять инструмент автоматизации, я записываю текущий процесс. Простой рабочий лист может включать в себя: | Товар | Пример | |---|---| | Задача | Новое назначение | | Еженедельный объем | 120 потенциальных клиентов | | Ручное время для каждого элемента | 4 минуты | | Частота ошибок | 3% | | Ответственное лицо | Координатор продаж | | Текущие инструменты | Форма, электронная почта, CRM | Это дает команде отправную точку. Это также помогает предотвратить распространенную ошибку: заявлять об успехе, не зная, сколько времени требовал старый процесс. Например, если команда каждую неделю тратит 8 часов на назначение потенциальных клиентов, рабочий процесс, сокращающий работу до 3 часов, экономит 5 часов. Результат легче оценить, чем общее утверждение о более высокой производительности. ### Составьте схему действий перед выбором инструмента. Я описываю процесс простым языком: 1. Клиент отправляет форму. 2. Система проверит выбранную услугу. 3. Лид назначается нужному человеку. 4. Будет отправлено электронное письмо с подтверждением. 5. Лид добавляется в CRM. 6. Если ответ не записан, появится напоминание. Этот шаг часто обнаруживает ненужную работу. Команда может копировать одну и ту же информацию в три системы, запрашивать ненужное одобрение или отправлять сообщения, которые могут быть вызваны четким условием. Автоматизация должна поддерживать чистый процесс. Это не должно затруднять понимание плохого процесса. ### Установите правила, которые люди смогут просмотреть. Хороший рабочий процесс требует четких условий. Для процесса назначения интереса правила могут выглядеть следующим образом: - Если клиент выбирает «корпоративное обслуживание», отправьте интерес команде предприятия. - Если клиент выбирает регион, назначьте местного представителя. - Если необходимая информация отсутствует, отправьте форму обратно на проверку. - Если в течение одного рабочего дня ответ не будет записан, создайте напоминание. Простые правила легче тестировать и поддерживать. Они также облегчают новому сотруднику понимание того, что делает система. Я избегаю скрытых правил. Когда рабочий процесс влияет на клиентов, сотрудники должны иметь возможность понять, почему произошло то или иное действие. ### Подключите системы, которые люди уже используют. Многим командам не нужна большая платформа. Формы, CRM, инструмента электронной почты, системы проектов или электронной таблицы может быть достаточно, если соединение настроено правильно. Базовый рабочий процесс может работать следующим образом: Форма веб-сайта → инструмент автоматизации → CRM → уведомление по электронной почте → напоминание о задаче Каждое соединение должно иметь одну четкую цель. Слишком большое количество инструментов может создать новые проблемы, такие как дублирование записей, неудачные уведомления и неясное право собственности. Я также оставляю ручной вариант для необычных случаев. Запрос клиента может не соответствовать стандартным правилам, и персоналу нужен безопасный способ приостановить или отредактировать рабочий процесс. ### Тестирование в небольшой группе Я предпочитаю ограниченное тестирование перед полноценным запуском. Практический тест может включать в себя: - Одна команда - Один сегмент клиентов - Один процесс - Одна неделя данных - Указанное лицо, проверяющее ошибки Команда может сравнить: - Время, затраченное до автоматизации - Время, затраченное после автоматизации - Количество ошибок - Время ответа - Жалобы клиентов - Ручные исправления Например, компания розничной торговли может автоматизировать обновление заказов для стандартных покупок, сохраняя при этом ручную проверку индивидуальных заказов. Такой подход уменьшает количество повторных сообщений, не отправляя неправильную информацию клиентам с особыми запросами. ### Защита данных и доступ к ним Автоматизация часто перемещает информацию о клиентах, сотрудниках или платежах между системами. Я даю каждому инструменту только тот доступ, который ему необходим. Полезные элементы управления включают в себя: - Разрешения на основе ролей - Надежные пароли учетных записей - Многофакторный вход в систему - Журналы активности - Правила хранения данных - Утверждение конфиденциальных изменений - Регулярная проверка подключенных приложений Рабочий процесс также должен останавливаться, если необходимые данные отсутствуют. Неполную запись лучше отправить в очередь на проверку, чем проталкивать через несколько систем. ### Отслеживайте результаты с помощью полезных показателей. Результат не означает, что люди должны работать быстрее в любой момент. Это может означать выполнение более ценной работы с той же командой и меньшее количество ошибок, которых можно избежать. Я отслеживаю такие показатели, как: - Количество выполненных задач в неделю - Среднее время ответа - Сэкономленные часы ручного труда - Исправления ошибок - Время ожидания клиента - Работа отправлена ​​на проверку - Завершенные действия, связанные с доходом Команда может не достичь 40%-ного увеличения по каждой задаче. Один процесс может сэкономить 60% ручного времени, а другой — только 10%. Анализ каждого рабочего процесса по отдельности дает более честное представление. ### Помогите команде использовать новый процесс. Люди могут сопротивляться автоматизации, если не знают, как она влияет на их работу. Я объясняю, какие задачи изменятся, какие останутся ручными и кто обрабатывает исключения. Кратковременное обучение работает хорошо, когда оно включает в себя: - Карту процесса - Образец запроса - Распространенные ошибки - Действия по ручному корректированию - Контакт для поддержки Рабочий процесс, которому никто не доверяет, не улучшит результаты, даже если технология работает должным образом. ### Улучшите рабочий процесс после запуска. Автоматизация требует проверки. Меняются потребности клиентов, меняются роли в команде, а настройки программного обеспечения могут повлиять на результаты. Я планирую регулярную проверку на предмет: - Неудачных действий - Повторяющихся записей - Задержанных уведомлений - Неправильных назначений - Неиспользованных шагов - Новой ручной работы, созданной системой Одна небольшая корректировка может устранить повторяющуюся проблему. Для напоминания может потребоваться другое правило времени. Возможно, из формы потребуется удалить одно поле. В отчете может потребоваться отображать исключения вместо каждой записи. Наилучшие результаты обычно достигаются благодаря целенаправленной автоматизации, четким измерениям и человеческому контролю, где суждение имеет значение. Цель проекта — 40 %, но полезным результатом является процесс, который экономит время, уменьшает количество ошибок, которых можно избежать, и позволяет людям сосредоточиться на работе, с которой программное обеспечение не может справиться должным образом.

Многие люди работают сверхурочно и по-прежнему чувствуют, что за день мало что принесли. Я знаю это чувство. Полный список задач может создать движение, не создавая прогресса. Приходят сообщения, встречи заполняют календарь, а мелкие просьбы отвлекают внимание от работы, требующей более глубокого обдумывания. Работать умнее не означает торопиться с выполнением каждой задачи. Это означает выбор правильной работы, уделение ей достаточного внимания и отказ от привычек, которые требуют усилий, но не добавляют ценности. ### Начинайте с одного четкого результата В начале рабочего дня я выбираю один результат, который сделает день полезным. Это отличается от записи десяти задач. Четкий результат может выглядеть следующим образом: - Завершить первый черновой вариант предложения для клиента. - Рассмотреть показатели продаж и определить два слабых места. - Подготовить страницу продукта к публикации. - Ответить на открытые вопросы клиентов и записать следующие шаги. Результат должен быть легко проверяемым. «Работа над маркетингом» — это слишком широко. «Напишите три темы письма и протестируйте их вместе с командой» дает мне видимую цель. Когда основной результат очевиден, более мелкие задачи становится легче ранжировать. Некоторые могут подождать. Некоторые можно передать другому человеку. Некоторые из них, возможно, вообще не понадобятся. ### Отделяйте глубокую работу от мелких задач. Я не могу одновременно писать, планировать и отвечать на сообщения. Каждое действие требует разного типа внимания. Я выделяю некоторое время в тишине для работы, требующей обдумывания. В этот период я ​​закрываю несвязанные вкладки, отключаю оповещения о сообщениях и держу под рукой короткую заметку для задач, которые приходят мне на ум. Я записываю их вместо того, чтобы отвлекаться от задачи. Небольшие задачи могут находиться в отдельном рабочем блоке. Это может включать в себя: - Проверка регулярных сообщений - Обновление системы задач - Подтверждение времени встреч - Подача документов - Отправка коротких заметок о проделанной работе Целенаправленный блок не обязательно должен длиться все утро. Даже 40 минут могут помочь, если задача ясна и перерывы ограничены. ### Используйте короткий список задач Длинный список может сделать каждую задачу срочной. Я веду три раздела: Сегодня Задачи, требующие внимания в течение текущего рабочего дня. Ожидание Элементы, которые зависят от ответа, одобрения, файла или решения другого человека. Позже Полезные задачи, которые пока не требуют внимания. Эта простая структура делает мою текущую работу видимой, не заставляя меня держать в голове каждую будущую задачу. Я также даю каждой задаче четкое слово действия, например «написать», «проверить», «позвонить», «сравнить» или «одобрить». «Отчет клиента» не говорит мне, что делать. «Просмотрите отчет клиента и отметьте недостающие данные о продажах». ### Сократите количество повторных решений. Небольшой выбор может отвлекать внимание в течение дня. Я сокращаю эти затраты, создавая простые рабочие правила. Например: - Я проверяю сообщения в заданные моменты, а не каждые несколько минут. - Я использую стандартную схему для еженедельных отчетов. - Я сохраняю общие ответы в виде редактируемых шаблонов. - Я храню активные файлы в одном общем месте. - Я записываю решения совещания, прежде чем перейти к следующему заданию. Эти правила не отменяют осуждения. Они дают мне больше места для работы, требующей суждения. Отдел продаж может использовать общую заметку о звонке с полями для потребностей клиента, текущей ситуации, следующего действия и даты выполнения. Команда по контенту может использовать список отзывов, в котором проверяются цель страницы, вопросы читателей, ссылки, факты и формулировки. Формат остается неизменным, хотя детали меняются. ### Сделайте так, чтобы встречи заслуживали своего места. У встречи должна быть четкая причина для существования. Прежде чем принять одно, я обращаю внимание на три пункта: - Какое решение необходимо принять? - Кому необходимо принять участие? - Что должно быть готово к встрече? Если тема требует только обновления, лучше подойдет короткая письменная заметка. Когда необходима встреча, я предпочитаю простую повестку дня и ограничение по времени. Каждый человек должен знать, какое действие ему принадлежит после обсуждения. В одной небольшой команде продаж еженедельные встречи часто длились час и заканчивались неясным ответственным лицом. Команда изменила формат на 25 минут. Каждый человек поделился прогрессом, одной текущей проблемой и следующим действием. Встреча стала короче, а последующую работу стало легче отслеживать. ### Отслеживайте результаты, а не только активность Перегруженный календарь не всегда показывает полезный прогресс. Я спрашиваю себя: - Что я создал? - Какую задачу я решил? - Какое решение я поддержал? - Чем теперь может воспользоваться другой человек? Для автора результатом может быть законченный черновик статьи. Для дизайнера это может быть проверенный макет страницы. Для сотрудника службы поддержки это может быть решенная проблема клиента с четкими примечаниями. Такое представление помогает мне определить задачи, которые кажутся продуктивными, но ни к чему не ведут. Чтение одной и той же ветки сообщений несколько раз кажется активным, но это может не продвинуть работу вперед. Короткий ответ или четкое решение могут сделать больше. ### Берегите энергию и время. В течение дня мое внимание меняется. Я выполняю ответственную работу, когда мое внимание сильнее, и оставляю рутинную работу на периоды, когда у меня меньше энергии. Я также использую короткие перерывы между целенаправленными блоками. Если встать, немного пройтись или отвести взгляд от экрана, вам будет легче вернуться к следующему заданию. Пропуск каждого перерыва может привести к увеличению продолжительности рабочего дня без улучшения качества работы. Рабочая нагрузка тоже имеет значение. Если каждая задача помечена как срочная, проблема может быть не в личной дисциплине. Возможно, команде придется убрать малоценную работу, скорректировать сроки или более справедливо распределить обязанности. ### Обзор дня с тремя вопросами В конце рабочего дня я трачу несколько минут на проверку: 1. Что продвинулось вперед? 2. Что заблокировало прогресс? 3. Какое следующее полезное действие? Я не использую этот обзор, чтобы судить себя. Я использую это, чтобы улучшить следующий рабочий день. Если сообщения заняли большую часть утра, я могу создать окно сообщений. Если задача осталась неясной, я могу попросить более подробное описание. Если на встрече не было принято решения, я могу изменить ее формат. Цель не в том, чтобы заполнить каждую минуту. Цель — направить время и внимание на работу, создающую полезный результат. Когда я выбираю четкий результат, защищаю фокус, сокращаю количество повторных решений и анализирую то, что произошло, я могу добиться большего, не рассматривая более продолжительные часы как единственный ответ.

Многие команды усердно работают, но все равно теряют время на повторяющиеся задачи. Менеджер по продажам ждет ответа. Запрос в службу поддержки находится во входящих. Подготовка отчета занимает полдня, поскольку данные распределены по нескольким инструментам. Я видел эту модель в малом бизнесе, интернет-магазинах, агентствах и сервисных командах. Проблема зачастую не в недостатке усилий. Это рабочий процесс, который зависит от слишком большого количества ручных действий. Автоматизация может помочь уменьшить это трение. Это не заменяет здравый смысл или человеческое обслуживание. Это дает людям больше времени для работы, которая требует внимания, контекста и заботы. ### Начните с повторяющейся работы Я начинаю с отслеживания задач, которые моя команда выполняет каждую неделю. Полезный список может включать в себя: - Отправка последующих электронных писем - Перемещение сведений о клиентах между системами - Создание напоминаний о задачах - Сортировка запросов на поддержку - Подготовка еженедельных отчетов - Обновление записей о запасах или заказах - Запрос отзывов у клиентов Затем я измеряю, как часто выполняется каждая задача и сколько времени она занимает. Пятиминутное задание может показаться небольшим. Когда это происходит 100 раз в месяц, это занимает более восьми часов. Этот простой расчет помогает мне выбрать полезную отправную точку вместо автоматизации случайных задач. ### Выберите четкий триггер и действие Базовая автоматизация состоит из трех частей: 1. Триггер 2. Правило 3. Действие Например: - Триггер: посетитель отправляет контактную форму - Правило: форма показывает интерес к определенной услуге - Действие: добавьте контакт в правильный список и создайте последующую задачу Другой пример: - Триггер: онлайн-заказ помечается как доставленный - Правило: прошло семь дней - Действие: отправьте вежливый запрос на отзыв о продукте Четкие правила уменьшают количество ошибок. Рабочий процесс должен отвечать на один простой вопрос: «Что должно произойти, когда произойдет это событие?» ### Подключите инструменты, которые уже использует ваша команда Многие компании используют платформу веб-сайта, систему электронной почты, инструмент взаимодействия с клиентами, платежный сервис и приложение для управления проектами. Когда эти инструменты не передают информацию, сотрудники тратят время на копирование и проверку данных. Соединение между инструментами может снять часть этой работы. Например, местное дизайнерское агентство может подключить форму своего веб-сайта к системе управления клиентами. Когда потенциальный клиент запрашивает предложение, запись контакта может быть создана автоматически. Для торгового представителя может появиться задача, а потенциальный клиент получит четкое электронное письмо с подтверждением. Команда еще решает, как реагировать. Автоматизация обрабатывает только рутинное перемещение информации. ### Создайте полезный процесс последующих действий. Процесс последующих действий должен быть полезным, а не принудительным. Я использую разные сообщения для разных действий клиента. Тому, кто загружает руководство, возможно, понадобится образовательный контент. Тому, кто запрашивает предложение, может потребоваться прямой ответ от человека. Одинаковый подход к обоим контактам может привести к плохим впечатлениям. Простой процесс может выглядеть следующим образом: - Отправьте подтверждение после отправки формы - Создайте задачу для члена команды - Подождите разумный период - Отправьте полезную информацию, связанную с запросом - Остановите последовательность, когда человек отвечает или заказывает звонок. Правило остановки имеет значение. Клиент не должен продолжать получать автоматические сообщения после начала разговора с реальным человеком. ### Вовлекайте людей в решения, которые имеют значение. Автоматизация хорошо работает благодаря четким, повторяющимся действиям. Требуется больше внимания, когда ситуация связана с эмоциями, риском или необычными потребностями клиентов. Я бы не стал автоматизировать ответ на жалобу без рассмотрения человеком. Клиенту, который сообщает о проблеме с выставлением счетов, возможно, потребуется личное объяснение. Система поддержки может отсортировать запрос и оповестить нужного члена команды, а окончательный ответ придет от человека. Такой подход создает баланс. Система обеспечивает скорость и организацию. Команда управляет суждениями и доверием. ### Перед автоматизацией проверяйте данные. Некачественные данные могут привести к тому, что эффективный рабочий процесс приведет к плохим результатам. Перед подключением систем я проверяю: - В одном ли формате хранятся имена клиентов? - Адреса электронной почты действительны? - Часто ли повторяются записи? - Используют ли члены команды одни и те же статусные метки? - Требуется ли у клиентов согласие на маркетинговые сообщения? - Могут ли люди отказаться от подписки на рекламные электронные письма? Чистый процесс часто начинается с небольшой очистки данных. Вначале это может занять время, но позже это уменьшит путаницу. ### Тестируйте в небольшой группе Я избегаю запуска нового рабочего процесса для всего бизнеса в первый день. Небольшой тест может выявить такие проблемы, как: - В электронном письме указано неверное имя клиента. - Задача отправляется не тому члену команды. - Сообщение отправляется более одного раза. - Задержка, которая не соответствует пути клиента. - Отсутствует правило остановки. Я отправляю тестовые записи на каждом этапе и проверяю, что происходит. Я также прошу одного или двух членов команды просмотреть сообщения с точки зрения клиента. Рабочий процесс должен легко приостанавливаться. Если система ведет себя неожиданным образом, ее быстрая остановка защитит доверие клиентов. ### Отслеживайте результаты, соответствующие цели. Больше активности не всегда означает лучшие результаты. Для отслеживания потенциальных клиентов я могу отслеживать: - Частоту ответов - Квалифицированные разговоры - Запланированные встречи - Время от запроса до ответа. Для обслуживания клиентов я могу отслеживать: - Время ответа - Обработанные запросы на каждого члена команды - Повторные вопросы - Отзывы клиентов Для внутренней работы я могу отслеживать: - Сэкономленные часы - Ошибки, выполненные вручную - Пропущенные задачи - Время подготовки отчета Эти показатели показывают, помогает ли автоматизация бизнесу или только добавляет больше сообщений и оповещений. ### Анализируйте рабочий процесс по мере изменения бизнеса. Процесс, который работает для 20 клиентов, может создать проблемы для 2000. Роли в команде меняются. Продукты меняются. Вопросы клиентов меняются. Я регулярно проверяю важные рабочие процессы. Я ищу шаги, которые больше не служат цели, сообщения, которые кажутся устаревшими, и правила, которые создают ненужную работу. Я также спрашиваю людей, которые используют систему каждый день. Их отзывы часто выявляют проблемы, которые не могут быть отражены в отчетах. Рабочий процесс может сэкономить время на бумаге, одновременно усложняя работу члена команды. ### Практический стартовый план Я могу начать с одного рабочего процесса, состоящего из пяти шагов: 1. Запишите повторяющуюся задачу. 2. Запишите триггер и желаемый результат. 3. Удалите шаги, которые не приносят пользы. Уведомления для потенциальных клиентов, напоминания о встречах, запросы отзывов клиентов и еженедельные отчеты часто соответствуют этому шаблону. Автоматизация – это не кратчайший путь к хорошей деловой практике. Лучше всего это работает, когда процесс уже имеет четкую цель. Когда я удаляю повторяющуюся работу, защищаю выбор клиентов и сохраняю человеческий контроль там, где это важно, моя команда может тратить больше времени на решение проблем и обслуживание людей. Результатом является не просто увеличение активности. Это более плавный способ работы.

Многие команды хотят большего результата, но их дни наполнены повторяющимися задачами, неясными запросами, долгими встречами и постоянной проверкой сообщений. Я видел, как люди работали по восемь часов, и до сих пор чувствую, что важная работа осталась нетронутой. Ответ не всегда работает дольше. Лучший результат часто достигается за счет устранения мелких проблем из ежедневного рабочего процесса. Я начинаю с отслеживания того, на что уходит мое время. В течение двух-трех рабочих дней каждое задание записываю в простую заметку: - Над чем я работал? - Сколько времени это заняло? - Создала ли задача ценность? - Повторил ли я работу, которую уже сделал кто-то другой? - Задержка выполнения задания из-за отсутствия информации? Эта небольшая запись часто раскрывает закономерность. Команда может подумать, что у нее проблема с кадрами, хотя на самом деле проблема заключается в повторяющемся вводе данных. Менеджер может полагать, что проекту нужно больше совещаний, тогда как команде нужно только более четкое понимание ответственности. Затем я разделяю работу на три группы: 1. Работа, требующая моего суждения. 2. Работа, которая следует четкому процессу. 3. Работа, которую можно удалить или сократить. Первую группу я держу в своем собственном расписании. Я создаю шаблоны для второй группы. Я допрашиваю третью группу, прежде чем это займет больше времени на моей неделе. Команда поддержки клиентов предлагает полезный пример. Если каждый ответ начинается с пустой страницы, агенты тратят часть дня на переписывание одних и тех же объяснений. Набор утвержденных шаблонов ответов может сократить время написания, оставив при этом место для личного ответа. Шаблон должен направлять послание, а не заменять человеческую заботу. Четкие инструкции также экономят время. Когда я назначаю задачу, я указываю: - Нужный мне результат - Ответственное лицо - Срок выполнения - Исходные файлы - Ожидаемый формат - Следующее действие после завершения «Пожалуйста, просмотрите это» создает дополнительные вопросы. «Пожалуйста, проверьте три описания продукта, отметьте неясные претензии и верните отредактированный документ к среде» придает задаче удобную форму. По возможности использую одно место для активной работы. Общая доска, документ или инструмент проекта могут показать, что ожидается, что обрабатывается и что завершено. Когда информация распространяется по электронной почте, чатам, бумажным заметкам и личным файлам, люди тратят время на поиск, а не на создание. Система Канбан компании Toyota — известный пример визуального управления работой. Задачи проходят через видимые этапы, что помогает командам видеть задержки и ограничивать незавершенную работу. Небольшой команде не нужна сложная система для реализации идеи. Четырех столбцов может быть достаточно: - Не началось - В процессе - Ожидание - Выполнено Особого внимания заслуживает столбец «В процессе». Когда задач слишком много, прогресс замедляется. Я предпочитаю закончить одно полезное дело, прежде чем открывать несколько новых. Это снижает умственные затраты на переключение между проектами. Совещания требуют такого же подхода. Прежде чем согласиться на встречу, я спрашиваю: - Нужно ли это живое обсуждение? - Может ли письменное обновление решить эту проблему? - Какое решение необходимо принять? - Кому необходимо присутствовать? Краткое письменное сообщение может заменить встречу, если тема касается только информации о статусе. Встреча становится более полезной, когда люди приходят с необходимыми файлами, вопросами и моментами принятия решений. Автоматизация может помочь при повторяющейся работе, но сломанный процесс я не автоматизирую. Я записываю текущие шаги, убираю ненужные действия и тестирую процесс небольшой задачей. После этого выбираю подходящий инструмент для оставшейся работы. Полезные примеры включают в себя: - Отправка ответа на форму в общий список задач - Создание напоминания при приближении крайнего срока - Перемещение утвержденных файлов в папку проекта - Создание базового отчета на основе сохраненных данных - Использование текстового шаблона для обычных вопросов клиентов Я проверяю каждый автоматический шаг, прежде чем полагаться на него. Неправильное электронное письмо, отправленное клиенту, может создать больше работы, чем ручной процесс, который он заменил. Качество также имеет значение. Увеличение производительности не имеет большого значения, когда работа требует повторных исправлений. Я создаю краткий контрольный список задач, которые влияют на клиентов, платежи, общедоступный контент или важные данные. Базовый обзор контента может включать: - Четкие формулировки - Правильные названия и номера - Точные сведения о продукте - Полезные ссылки - Соответствующие претензии - Единообразное форматирование Этот обзор занимает несколько минут. Это может предотвратить длительный процесс коррекции в дальнейшем. Я также защищаю блоки сосредоточенного времени. В этот период я ​​закрываю уведомления о сообщениях и работаю над одним определенным результатом. Блок не обязательно должен длиться весь день. Даже 30–60 минут могут помочь, если задача требует написания, планирования, анализа или проектирования. Небольшие изменения, как правило, работают лучше, чем большой план повышения производительности, которому никто не следует. Я могу начать с одной общей доски задач, одного шаблона и одного защищенного блока фокуса. Через неделю проверяю, что изменилось: - Задача сдвинулась быстрее? - Меньше вопросов появилось? - Команда допустила меньше ошибок? - Я потратил меньше времени на поиски? - Получали ли клиенты более четкие ответы? Если ответ отрицательный, я корректирую процесс, а не обвиняю людей, его использующих. Больше результатов с меньшими усилиями не означает, что нужно спешить с большим количеством задач. Это значит тратить больше времени на работу, требующую человеческого мышления, и меньше времени на повторяющиеся шаги, неясные запросы и задержки, которых можно избежать. Когда я улучшаю рабочий процесс, я обращаю внимание на три вещи: убрать то, что не приносит мало пользы, упростить то, что часто происходит, и защитить внимание от важной работы. Такой подход придает продуктивности практическое значение. Это помогает людям работать лучше, не рассматривая увеличение продолжительности рабочего времени как основное решение. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше Ю Хуйчао: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

Ссылки Томас Х. Дэвенпорт и Джеймс Э. Шорт 1990 г. Новая промышленная инженерия Информационные технологии и редизайн бизнес-процессов Майкл Хаммер 1990 г. Реинжиниринговая работа не автоматизируется, уничтожайте Дэвид Аллен 2001 г. Как привести дела в порядок Искусство продуктивности без стресса Кэл Ньюпорт 2016 г. Правила глубокой работы для целенаправленного успеха в отвлеченном мире Джеффри К. Лайкер 2004 г. Путь Toyota 14 мировых принципов управления Величайший производитель Марлон Дюма Марчелло Ла Роза Ян Мендлинг и Хаджо Рейджерс 2018 Основы управления бизнес-процессами